Informativa clienti e fornitori

Informativa ai sensi della normativa privacy per il trattamento dei dati personali

La società Carmavete S.r.l., con sede legale in Via A. Einstein n. 41/43 – 46051 San Giorgio Bigarello (Mantova) in persona del Titolare del trattamento dei dati, in qualità di Titolare dei dati personali di Codesta Società (di seguito Società), volontariamente comunicati (tramite contratti, ordini, anche  verbalmente, tramite biglietto da visita, via e-mail, attraverso il sito web) da quest’ultima o raccolti comunque presso l’interessato, Le fornisce la presente informativa ai sensi dell’articolo 13, Regolamento Europeo n. 679/2016 (in breve, “Informativa”).

Tale trattamento si ritiene lecito ai sensi dell’art. 6 comma 1 lettera b, c e f) del Regolamento Europeo (d’ora in poi anche GDPR) e del decreto legislativo n. 51/18, nonché del Codice sulla Privacy.

1) Oggetto e finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali e relativa base giuridica

CARMAVETE S.r.l.. in qualità di Titolare del trattamento, La informa che tratterà i dati personali della Società, del legale rappresentante della Società e dei dipendenti della Società – nello specifico si veda paragrafo 3) – direttamente comunicati da Codesta Società, ai soli fini dell’esecuzione del Contratto inter partes o dei rapporti giuridici in essere con CARMAVETE S.r.l.. (art. 13 comma 1 lett. c del GDPR).

In particolare, i dati personali che CARMAVETE S.r.l. sottopone a trattamento sono esclusivamente quelli forniti da Codesta Società in occasione dell’esecuzione del Contratto. Questi dati verranno trattati, esclusivamente per le seguenti specifiche finalità: adempimento ed esecuzione del contratto ed espletamento di ogni azione finalizzata all’adempimento delle obbligazioni reciproche nascenti dal suddetto rapporto contrattuale; adempimento di specifiche richieste provenienti da prima della conclusione del presente contratto con la Società; adempimento di obblighi fiscali, amministrativi, tecnici e/o contabili; gestione del contratto (amministrazione della clientela; amministrazione di contratti, ordini, spedizioni e fatture; controllo dell’affidabilità e solvibilità, cessione del credito, richiesta di informazioni); gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide; transazioni; recupero crediti; arbitrati; contenziosi e controversie giudiziarie); servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell’integrità del patrimonio).

La comunicazione di tali dati alla CARMAVETE S.r.l. è requisito necessario all’instaurazione ed esecuzione del rapporto contrattuale di cui Codesta Società è parte con la sottoscrizione del contratto (art. 6 paragrafo 1 lett. b del GDPR), in particolare con riferimento a tutte le prestazioni specifiche connesse all’instaurazione ed alla corretta esecuzione del predetto rapporto contrattuale/negoziale. In difetto di comunicazione dei dati, non sarà, quindi, possibile dare corso al contratto e quindi all’instaurazione ed esecuzione del medesimo rapporto giuridico/negoziale.

2) I dati personali saranno trattati da CARMAVETE S.r.l. (articolo 6, lettere b, c, f, GDPR), per le seguenti finalità:

1. adempiere gli obblighi precontrattuali e contrattuali derivanti dalla stipula di un contratto o altri servizi offerti dalla CARMAVETE S.r.l..;
2. rispettare le disposizioni di leggi e regolamenti (nazionali o comunitari), oppure eseguire un ordine di Autorità giudiziarie ai quali il Titolare è soggetto;
3. esercitare i diritti del Titolare, in particolare, quello di difesa in giudizio;

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Il conferimento dei dati per le finalità di cui alle precedenti sezioni a) b) c) è obbligatorio. La mancanza dei dati e/o l’eventuale espresso rifiuto al trattamento comporterà l’impossibilità per il Titolare di svolgere ed eseguire il contratto o rapporto giuridico/negoziale oppure la possibile violazione di richieste delle Autorità competenti.

(3)  Categorie di dati personali trattati

Nell’ambito delle finalità dei trattamenti evidenziati al precedente paragrafo (2), saranno trattati unicamente dati personali della Società, del suo legale rappresentante e ove occorra dei dipendenti della società e segnatamente: dati anagrafici, fiscali, postali – anche di posta elettronica, bancari e contabili. In dette categorie a titolo di esempio potrebbero essere trattati: nome e cognome, codice fiscale, numero di partita IVA, residenza, domicilio, sede del luogo di lavoro, indirizzo mail o PEC, numero di telefono e fax etc.

(4)  Modalità del trattamento dei dati comunicati

Il Trattamento dei dati personali comunicati da Codesta Società alla CARMAVETE S.r.l. è realizzato per mezzo delle operazioni indicate dalla normativa vigente e precisamente: “raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati”.

I dati personali comunicati sono sottoposti a trattamento in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti anagrafiche e relative banche dati (amministrazione, contabilità, commerciale, tecnico, marketing, ecc.), con modalità tecniche ed organizzative tali da garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio ai sensi all’art. 32 del GDPR 2016/679, ad opera di soggetti appositamente autorizzati, in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del GDPR 2016/679, ovvero a dipendenti e/o collaboratori di CARMAVETE S.r.l.. nella loro qualità di soggetti autorizzati e/o referenti delegati interni e/o amministratori di sistema, i quali potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione con l’ausilio di strumenti elettronici o informatici nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto delle finalità e modalità dichiarate.

Si precisa, in particolare, che, ai sensi dell’art. 13, paragrafo 1, lett. (e), i Suoi dati personali potranno essere trattati da soggetti autorizzati e/o referenti delegati interni all’azienda delle funzioni a ciò deputate e/o altresì da responsabili esterni del trattamento (in persona di singoli professionisti e/o di associazioni professionali complesse), incaricati, in particolare, della gestione contabile e finanziaria, amministrativa, tecnica, commerciale e legale.

Inoltre la scrivente dichiara di non eseguire trasferimenti dei Suoi dati all’estero come richiamato dall’art. 13 lettera f) del RGDP e dal decreto legislativo n. 51/18; nel qual caso dovesse presentarsi la necessità di trasferire i suoi dati all’estero sarà dovere del Titolare del trattamento o del responsabile del trattamento osservare le condizioni stabilite dalle disposizioni della normativa privacy vigente in relazione al trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.

Relativamente alle operazioni di trattamento si precisa che i Suoi dati non saranno oggetto di diffusione.

 (5)   Categorie di destinatari dei dati personali

Per le finalità di cui al precedente paragrafo 2), i dati personali da Lei forniti potranno essere resi accessibili:

1. a dipendenti e collaboratori del Titolare o delle società facenti parte del Gruppo, nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati (o c.d. “incaricati al trattamento”);
2. a terzi soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili del trattamento,
3. ad Autorità giudiziarie o di vigilanza, amministrazioni, enti ed organismi pubblici (nazionali ed esteri);

Inoltre i Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti: Amministrazioni dello stato, Amministrazioni regionali, Istituti di credito, Compagnie di assicurazione, Società di revisione, Amministrazione finanziaria, Centri di assistenza fiscale, Autorità giudiziaria, Organi di direzione e controllo, soci e/o azionisti, enti fieristici, liberi professionisti. Potranno altresì essere comunicati ad agenzie di viaggio in occasione di meeting aziendali o del Gruppo nonché ad Organizzazioni di categoria imprenditoriali, Enti e organismi pubblici.

(6)   Periodo di conservazione dei dati personali

La società CARMAVETE S.r.l.. segnala che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e della conservazione e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 GDPR 2016/679, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, ovvero per tutta la durata del  Contratto e, all’eventuale termine di quest’ultimo, per un tempo in ogni caso non superiore a 10 (dieci) anni successivi decorrenti dalla conclusione del rapporto Contrattuale medesimo. 

Decorso il termine di conservazione come sopra individuato, i Suoi dati verranno cancellati da ogni Data Base, applicativo e archivio cartaceo in cui sono stati registrati e conservati.

(7)   Diritti esercitabili

CARMAVETE S.r.l., ricorda infine che sono riconosciuti i diritti di cui al Capo II e III del RGPD, nonché i diritti di cui agli articoli 8, 9, 10, 11, 12, 13 e 14 del decreto legislativo n. 51/18 e del Codice Privacy, in particolare, il diritto di ottenere informazioni sui propri dati, accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, la limitazione,  l’aggiornamento e la cancellazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge, nonché di opporsi al loro trattamento per motivi legittimi rivolgendo le richieste al Titolare del trattamento, CARMAVETE S.r.l., nella persona del legale rappresentante pro-tempore  e del Responsabile del trattamento.

Lei potrà esercitare i diritti sopra elencati mediante richiesta da inviare all’indirizzo email privacy@gruppovetefar.it o a mezzo RACC. AR alla Società con sede in Via A. Einstein, 41/43 – 46051- San Giorgio Bigarello (Mantova) alla cortese attenzione del Titolare del Trattamento.

Sul sito della società nella sezione Privacy è possibile scaricare un modulo da compilare e inoltrare una volta compilato all’indirizzo mail privacy@gruppovetefar.it oppure tramite RACC. A.R alla Società con sede in Via A. Einstein, 41/43- 46051 – San Giorgio Bigarello (Mantova) alla cortese attenzione del Titolare del Trattamento. Il Titolare provvederà a confermare la ricezione della Sua richiesta e a fornirLe le informazioni relative all’azione intrapresa, con riferimento all’esercizio dei suoi diritti entro 1 (uno) mese dal ricevimento della richiesta stessa. Se necessario, e tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, il Titolare potrà prorogare tale termine di 2 (due) mesi, previa comunicazione motivata da trasmettersi entro 1 (uno) mese dal ricevimento della richiesta.

Il Titolare provvederà a comunicare l’eventuale rettifica, cancellazione, limitazione opposizione a tutti i destinatari, come individuati dall’art. 4, paragrafo 1, n. 9 del GDPR, a cui tali dati sono stati trasmessi, salvo che ciò si riveli impossibile e/o implichi uno sforzo sproporzionato.

A seguito dell’invio della Sua richiesta di rettifica, cancellazione, limitazione opposizione, qualora il Titolare nutra ragionevoli dubbi circa la Sua identità provvederà a richiederle ulteriori informazioni per confermarla.

Nel caso in cui il Titolare non ottemperi alla Sua richiesta entro il termine di 1 (uno) mese dal ricevimento della richiesta, quest’ultimo La informerà dei motivi dell’inottemperanza, informandoLa sin d’ora della Sua facoltà di proporre reclamo all’Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali), come specificato ai sensi dell’art. 13, paragrafo 2, lettera (d) e disciplinato dagli articoli 77 e ss. del GDPR.

La società CARMAVETE ha nominato l’avv. Floriana Francesconi, quale DPO. Il DPO potrà essere contattato all’indirizzo e-mail: dpo@gruppovetefar.it.

Si precisa altresì che la politica sulla Privacy potrebbe essere modificata di tanto in tanto in funzione dell’attivazione di nuovi servizi o a seguito di aggiornamenti di Legge.